关于全面启用办公自动化系统的通知

发布者:lyglxy发布时间:2017-02-28浏览次数:735

  为进一步规范工作流程、提高办公效率,增强部门间协作和资源共享,节约运行成本,提升管理水平。现决定自2017227日起将在全校范围内启用办公自动化系统(以下简称OA系统),现将有关事项通知如下:

一、系统使用对象

  OA系统使用对象为全校教职工

二、系统使用方法

  (一)登陆网址:

  内网:http://192.168.42.80:8080

  外网:http://218.94.125.166:8080

  手机访问(APP下载):见附件2

  (二)登陆帐号:每位教职工的初始用户名和初始密码分别是教职工的一卡通号和000000。用户进入系统后请及时修改密码,并妥善保管用户名和密码,不得随意将用户名和密码告知他人。

  (三)操作方法:详细操作方法见附件2

三、工作要求

  (一)自2017227日起,OA系统在全校范围内正式运行,届时学校公告栏只发布对外通知、公告。学校公文处理(非涉密文件),包括各类通知、公告、信息传阅、文件会签、会议室申请、部门间业务往来、资料归档等有关办公事项将全部通过OA系统处理。

  (二)在OA系统的运行初期,即传统办公方式向自动化办公方式过渡期间内(两周),OA系统将与原纸质办公处理方式并行运转,但鼓励以OA系统办公为主。

  (三)各部门应充分利用OA系统开展各项日常办公工作,各部门主要负责人必须高度重视此项工作。严格要求本部门工作人员使用OA系统,组织好本部门教职工的内部培训,努力做到尽快适应新的办公方式,尽快缩短过渡期。

  (四)各部门负责人和各部门指定的OA秘书要在上班时间内经常性登陆网上办公系统,每天至少要保证上午、下午上班后、下班前各登陆OA系统一次,及时查看“待办事项”,及时处理相关文件和信息,确保信息畅通。其他人员也必须经常登录OA系统,处理属于自己的待办事项。单位负责人、OA秘书及其他人员出差或请假外出期间,须指定授权的代办人代办相关工作事宜。各部门OA秘书如有变动需及时通知校办。

  (五)根据保密工作有关规定和“涉密不上网,上网不涉密”的要求,不得在OA系统上处理任何涉密文件。

  (六)在特殊情况下,各单位可根据工作的紧急程度及工作需要,先按照传统方式办公,事后再在OA系统上补办,以便于文件、资料等工作信息存档。

四、系统管理与技术保障

  OA系统运行的组织与管理工作由学校办公室负责,技术保障工作由信息化管理处负责。各部门在使用OA系统办公过程中,如发现问题和不足,及时向学校办公室和信息化管理处反馈意见和建议,从而促进办公自动化系统的不断完善。有关人员联系方式如下:

  1、OA系统运行的组织与管理工作:

  洪 涛(负责OA系统的总体协调68576871

  李颖凡(负责协调解决OA系统使用中的意见和建议68576873

  汤梦雅(负责学校公文流转68576811

  (二)系统运行、技术支持:

  潘巍巍(负责技术问题68576859

  通过前期培训,各部门已基本熟悉操作流程。同时,为更好、更及时的解决各部门反映的问题,学校建立南旅院办公系统交流群,群号:591548153,欢迎各位老师加入。

  特此通知。